En lyckad konferens handlar om planering

De flesta företag har någon gång konferens och det är en hel del att tänka på för den som ansvarar för att planera den. De större företagen har i regel en person som har hand om alla resor och planerar events. Mindre företag har sällan kapaciteten att ha en anställd som endast sysslar med detta. Så för den som fått uppdraget att planera en konferens på sitt bord men aldrig gjort det tidigare så kommer här några tips. För det är sant, planering är A och O. Det är många detaljer som ska klaffa. Visst är det såklart skillnad att ordna för arbetsgruppen eller hela företaget men principen är densamma.

 

Steg ett, planeringen 

Du har nu fått reda på vilka som ska vara med och du ska nu försöka hitta en lämplig konferens lokal till sällskapet. Det bästa är att välja ut ungefär 3-4 ställen och be dem om en offert där de även får ange storlek och vad som ingår. Det kan låta banalt men se till att de konfirmerar vilken utrustning som finns. Det är tråkigt att komma dit och det visar sig att det inte finns en whiteboard eller projektor. Då är det skämshatten på! Tänk på att du ska se till att agendan och schemat hålls så planera in fikaraster och lunch. Det är många detaljer som ska klaffa så se till att skriva en lista.

 

Under konferensen

Är du ansvarig för konferensen kommer du få springa mycket om du inte haft en bra planering men oavsett så är det saker att tänka på. Kom till lokalen ca 30 minuter innan och gå igenom så all teknik fungerar. Gå igenom tider för fika och lunch med personalen och se till att all specialkost och allergier har noterats. Det viktigaste är att vara beredd att hugga i där det behövs så var redo för allt.

Lily Hansen